<div dir="ltr"><h2 dir="ltr" style="line-height:1.656;margin-top:18pt;margin-bottom:6pt;text-align:center"><span style="font-size:18.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:400;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Digitization of Critical Documents</span></h2><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt;text-align:center"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">2016 Archive Fall Sojourn September 12-16</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">There are 20,000 documents in the ICA Global Archives. 2000 documents have been digitized. The Archives Document Digitization Team has developed a plan to scan and digitize the most important documents within the FileMaker Pro database of 20,000 entries. A major portion of the digitizing will go on at the ICA GreenRise during the fall sojourn.</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Here is where you come in.</span></p><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><img src="https://lh6.googleusercontent.com/8tmdMTjnB-wvFiCA74-uhC-UhnGHhi7U9QA-zOY3Ra_ONE6Jy2WncdYI36S0v0NAhsFhHTgsljTh84uV3c7uN24vtiFYJ0WaAJoXVEpXvigkgMDQ3uF7OUwpnfIewGpfP4Fsue6l" width="24" height="24" alt="" class="gmail-CToWUd" style="border: none;"></span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">We are asking colleagues to determine categories in the Category List with which they are most familiar. Attached is the</span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:700;font-style:italic;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> ICA Global Archives Category List </span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);font-style:italic;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">(the main categories of everything in the archives that has been accessioned - meaning we know what it is and where it is located in the archives).</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Note which portions of the Archives Category List where you have the most knowledge and experience.</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Next step....you </span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,255);font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">WILL BE SENT AN ELECTRONIC COPY</span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> of FileMaker Pro database listing all items that have been put in archival folders. Items in the database are in the same order as the Category List making it easy to quickly scan the database.</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">There is a column for your name and to indicate high, medium, or low priority for scanning.</span></p><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">1. Go to the section of the database where you will select documents.</span></p><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">2. In the space provided, indicate high, medium, or low priority for scanning.</span></p><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">3. Send your completed list to </span><a href="mailto:beretgriffith@gmail.com" target="_blank" style="text-decoration:none"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">beretgriffith@gmail.com</span></a></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Colleagues on site at the GreenRise will: pull documents from the files; scan the documents; return the documents to the drawer.</span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">And there you have it! A corporate contribution to a huge, seemingly impossible task. </span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,255);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Please reply to this message indicating your willingness to participate in this major project and Wendell Refior will send you a copy of the FileMaker Pro Database for your input.</span><span style="font-size:14.6667px;font-family:arial;color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> You put your lives into the work of The Ecumenical Institute and Institute of Cultural Affairs and it will be  made available to the world via a website that draws people to the information. </span></p><br style="font-size:12.8px"><p dir="ltr" style="font-size:12.8px;line-height:1.656;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="color:rgb(0,0,0);font-family:arial;font-size:14.6667px;line-height:24.2881px;white-space:pre-wrap">Thank you from the ICA Global Archives Advisory Council</span></p></div>